オーバルホール・貸し会議室使用規定
2016年10月改定

1.使用時間基本区分等

基本区分 午前 午後 夜間 午前〜午後 午後〜夜間 終日
9:00〜12:00 13:00〜16:30 17:30〜21:00 9:00〜16:30 13:00〜21:00 9:00〜21:00
配置と収容人数
  ロの字型 スクール型 シアター型
A・B会議室(各49平方メートル) 18人 33人 40人
D会議室(102平方メートル) 36人 66人 100人
E会議室(88平方メートル) 30人 66人 80人
F会議室(118平方メートル) 30人 66人 100人
大会議室(D+E、190平方メートル) 54人 132人 180人
オーバルホール(426平方メートル)   333人 486人
  1. 使用料金は、別紙「料金表」をご参照ください。
  2. 使用時間には、会場の設営・撤去、リハーサル、原状復帰に要する時間を含みます。
    ・ホールの設営所要時間:スクール型1.5時間、シアター型1時間
    ・ホールの撤去所要時間:スクール、シアター型とも1時間
  3. A・B会議室の基本配置は「ロの字型」、D・E・F・大会議室は「スクール型」です。
  4. 会議室の基本型以外の設営は使用者で行い、終了後は基本型に戻してください。なお、原状に復帰されていない場合は、別途、原状復帰料として5,000円を申し受けます。
  5. 会議室には控室はありません。控室が必要な場合は、A又はB会議室を申込みの上、有料で使用してください。
  6. 時間外の使用は、原則、お断りします。
  7. 開始及び終了時には、会議室内に設置の内線電話にて、8744又は5322まで、必ず連絡ください。連絡がなければ、当社で開始・終了の時間が確認できませんので、延長料金が発生する場合があります。
  8. 旗、ポスター類を壁に直接貼らないでください。テーブル、ボード類に貼る場合にも、当社指定のテープを使用してください。
  9. 準備のための前日使用、撤去のための翌日使用は基本使用料金の50%を申し受けます。(ホールのみ)
  10. やむを得ない事情により、夜間の時間外利用をされた場合、延長料金の他、別途、当社係員の旅費、宿泊費の実費を申し受けます。
  11. 展示販売などに使用される場合、別途、基本料金の20%を申し受けます。(ホールのみ)
  12. パーティーや昼食・コーヒーなどの軽飲食をされる場合は、別途、特別清掃費を申し受けます。

2.受付、契約成立及び解約料

  1. ホール、会議室は、年中無休です。
  2. 受付時間は、平日の午前時より午後時までです。
  3. ホールは「使用日の1年前」から、会議室は「使用日の6ヶ月前」から、所定の用紙にて使用申込を受け付けます。
  4. 電話又は電子メールにて、空き状況を確認の上、電子メール(Fax可、口頭不可)にて、仮申込みを受け付けます。
  5. 仮申込みは、3週間以内に所定の用紙にて正式に申し込んでください。連絡もなく、3週間を過ぎると、当社にて仮申込みは無効とします。この場合、当社から連絡はしません。
  6. 所定の用紙による申込みの後、請求日より3週間以内に「基本料金の全額」を予約金としてお支払いください。なお、銀行振込みの場合は、振込手数料を負担してください。
  7. 予約金を3週間以内に入金いただけない場合は、本申込みは無効となり、ホール、会議室は使用できません。この場合、当社は一切の責任を負いません。
  8. 使用申込書の受理後、予約金の入金をもって契約は成立し、解約料(キャンセル料)が発生します。
  9. キャンセル料は、使用日の1ヶ月前までの解約時は基本料金の半額、1ヶ月以内は基本料金の全額を申し受けます。
  10. 使用者による広告、宣伝、プログラムなどの制作は、契約成立後としてください。
  11. 付帯設備、什器備品の使用料金は、使用日以降に請求します。請求日より2週間以内にお支払いください。
  12. 時間延長は、事前申請の上、他の使用に支障をきたさない場合に限り、延長を認めます。この場合、延長料金を申し受けます。

3.損害賠償保険

  1. 使用者は、万一の事故発生に備えて、必ず、施設賠償責任保険に加入してください。
  2. 保険料は、1日当りホール700円、会議室150円です。

4.事前打合せ

  1. ホール及び大会議室の使用時は、使用日の2週間前までに舞台、照明、音響、映像、受付方法、持込機材・道具などの搬出入について、必ず、事前の打合せをしてください。
  2. 打合せ時には、舞台や受付などのレイアウト図のほか、プログラムなど催しに関する資料を提出してください。

5.使用の制限・中止

以下の場合は使用契約を取消し、ホール及び会議室の使用を中止します。
なお、使用中止に伴う、補償やその他の名目如何を問わず、金品の支払いには一切応じません。
  1. 運営の主旨、公の秩序、風俗に反する恐れがあると判断したとき。
  2. 付帯設備なとを破損する恐れがあるとき。
  3. 申込書に記載した使用者、使用目的、使用内容などが異なるとき。
  4. 関連法規、官公庁などの通達及び本使用規定を遵守しなかったとき。
  5. 暴力団、総会屋その他の反社会的勢力に所属あるいは関係すると判明したとき。
  6. その他、管理運営に支障をきたす行為や不適当と認めたとき。

6.不可効力

  1. 不測の事故、災害などによって使用が不可能となった場合は、使用を中止します。この場合、当社は一切の責任は負いません。但し、予約金は返還します。

7.関係官公庁届出等

  1. 催し物によっては、関係官公庁その他への手続きが必要です。
  2. 使用者は、関係官公庁への届出をし、官公庁の受理印のある届出書一部を当社に提出してください。
  3. 当社は、手続き代行は行いません。
  4. ホール、大会議室を使用する場合は、使用者側で防火管理責任者1名を選任してください。

8.指定業者

  1. 安全管理上、設備・展示・装飾・電気工事業者は、当社の指定業者に限ります。
  2. やむを得ない事情により、外部業者を使用する場合は、別途、管理・立会い料を請求します。
  3. ケータリングや飲食の出前、看板などについても、当社指定業者に限ります。
  4. 無断持込みは、一切認めません。(舞台装置など特殊なものは除く)